英語のメールを貰うと、なんとなく嬉しいですよね。
当然、返信するわけですが･･･。
ところで、返信メールのルールは、ちゃんと知っていますか?
英語で、用件を頑張って打ち･･･よし送信!!
･･･なんてこと、やっていませんよね?
そんな返信メールはとっても失礼。
ビジネスメールでは言語道断レベル^^；
親しい人であっても、不快感を与えてしまうかもしれません。
そこで今日は、英語のメールへの返信方法をお教えします!
ビジネスメールから、カジュアルなメールまで。
文例とともに、ご紹介していきますよ。
あなたの返信方法は正しいのか、いざチェックです!
■ 目次
返信メールのテンプレート
まずは、基本的な英語の返信メールの形から。
挨拶
まずは、相手の名前を必ず入れましょう。
ただし、
相手との関係性により、名前の前につける単語が異なります。
大まかな分類は、こちら。
・Dear 名前（ビジネス・親しい間柄OK）
※フォーマルメール：姓のみ
※カジュアルメール：名のみ例：Dear Mr. Watson（フォーマル）
・Hi, 名前（名）（親しい間柄のみ）
例：Hi, John
・To whom it may concern（フォーマル）
※相手の名前が不明・相手が不特定の場合
相手との間柄によって、単語・名前の表記方法を選びましょう。
感謝を伝える
メールをくれたことに対して、感謝を述べましょう。
使いやすい文例はこちら。
・Thank you for your replay.
（お返事ありがとうございます。）
・Thank you for getting back to me
（お返事ありがとうございます。）
・Thank you for contacting～.
（～へのご連絡ありがとうございます。）
英語のメールでは、感謝を伝えることが基本。
冒頭では、一言感謝の言葉を入れましょう。
要件を伝える
次に、本題を書きましょう。
これは、人それぞれ内容は異なりますね。
ただし、ここで1つ、頭に入れておくべきことがあります。
それは、
英語のメールの鉄則＝「短く簡潔に」!
ダラダラと要件を書かないようにしましょう。
ちなみに、
メールの冒頭で、感謝を述べにくい流れ・内容の場合もありますよね。
そんな時は、要件を先に伝えてから、本題に入りましょう。
・I am writing to enquire about…
（…についてお伺いしたいことがあります。）
・I am writing in reference to …
（…の件でメールを送らせていただきました。）
こんな表現を使えば、スムーズにいく場合もありますよ。
結び
本題が終わったら、即さようなら･･･なんて寂しいですよね。
ですから、最後には、結びの一文を入れてあげましょう。
たとえば、
「また会えるのを楽しみにしているよ。」みたいな感じですね。
よくある結びの一文の例はこちら。
・I look forward to hearing from you.
（お返事待っています。）・Thank you for your consideration.
（ご検討よろしくお願いします。）・If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
（ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。）
さらに!
忘れてならないのは「結びの言葉」。
たとえば、日本の手紙の代表的な結びの言葉。
それは「敬具」ですよね。
実は、英語の手紙やメールにも、「結びの言葉」が存在するんです!
代表的な「結びのことば」は、こちら。
・Sincerely
・Best regards
・Best wishes
いずれかの「結び言葉」を添えれば、返信メール完成です!
さあ、あなたの返信メールは、この型通りにできていましたか?
この流れは、しっかりと頭に入れておきましょう。
ちなみに、最後にご紹介した「結びの言葉」。
実は、相手との間柄によって、使い分けがあるんです!
気になる方は、こちらをご覧下さい。
「返信」に関する英語表現～カジュアルメール編～
さあ続いては、
「返信」で使える表現・「返信」を含む表現のご紹介です。
表現や内容は、間柄によって、大きく異なりますよね。
まずは、親しい人へのカジュアルメール表現を見てみましょう。
「返信ありがとう」
先ほどもご紹介した、返信への感謝を述べるフレーズです。
よく使われるのがこちら。
Thank you for your reply.
ただし、カジュアルなメールの場合は、こんな表記も可能。
Thanks for your reply.
他にも、こんな表現も。
Thank you for your quick response.
(すぐに返事をくれてありがとう)※quick（素早い）
ちなみに、
「reply」＝「response」
返信メールに頻出の「返信」という意味。
どちらも知っておきたい単語ですね。
「返信下さい」
相手からの返信が欲しいときには、必ず入れたい１文。
色んなシチュエーションを想定した例文をご紹介します。
まずは、よく使われるこの表現。
I am looking forward to hearing from you.
（あなたからの返信を楽しみにしてる）
とってもよく使われるこのフレーズ。
完璧に暗記しておくのをおすすめします!
続いては、「早く返信が欲しい」と伝えるフレーズ。
Please reply as soon as possible.
（できるだけすぐに返信してね）※as soon as possible（なるべく早く）
親しい間柄なら、これでOKでしょう。
ですが、返信を催促するのは、ちょっと気が引ける･･･。
そんなときには、丁寧なこちらの表現。
I would be grateful if you could reply as soon as possible.
（できるだけ早く返事を頂けると助かります）※grateful（感謝している）
さらに!
「できるだけ」なんて抽象的ではなく「期限」をつけたい!
そんなときには、こちら。
Please reply by April 2nd.
（4月2日までにご返信ください）
「by（～まで）」をつけると、「期限」を表すことができます。
覚えてしまえば、使いやすい表現ですよ。
「返信が遅れてごめんなさい」
返信が遅くなってしまった!
そんなときは、冒頭の「感謝」の代わりに「謝罪」を入れましょう。
カジュアルなメールでは、こんな感じでOK!
Sorry for my late reply. ※late（遅い）
（返事遅れてごめん）
親しい間柄ならば、「I am」を省略してもOK。
ただし、
軽い謝罪のときにだけ使うのが無難でしょう。
「返信不要です」
メールの終わりって、悩むことありませんか?
お互い返事を続けて、終わりづらい･･･なんてことも。
そんなときに便利なのが、「返信不要」の言葉。
最後に添えれば、自然にメールを終えることができますよね。
そんなとき使える表現はこちら。
・No reply needed.
・No response necessary.
さらに、頭文字をとり、「NRN」と表記することも!
ぜひ覚えたいネイティブらしい表現ですね。
いずれの場合も、「結び言葉」の直前に書けばOK。
ただし、いずれもカジュアルなメールのみ。
フォーマルなメールでは、失礼になるので要注意です!
「Thank you」メールへの返信表現
最後は、「thank youメール」に対する返信です。
すでに、ギフトを贈ったり、手助けしたあなた。
相手への気持ちはすでに伝わっています。
ですから、長い返信を書く必要はありません。
メッセージをくれたことへの感謝を表せば、OKです!
そんなときに使えるカジュアルな表現は、こちら。
・You’re welcome. / Don’t mention it. / My pleasure
（どういたしまして）・No problem.（問題ないよ）
・No worries.（気にしないで）
・Happy to help.（役に立ってうれしいです）
・I hope you find it useful.
（使ってくれると嬉しいです）・I’m glad you like it.
（気に入ってくれると嬉しいです）
よくあるThank youメッセージへの返信。
これでもう大丈夫ですね!
さあ、これだけ覚えれば、親しい人への返信メールは大丈夫!
さっそく送ってみましょう。
「返信」に関する英語表現～ビジネスメール編～
続いては、
ビジネスの返信メールに焦点を当てたいと思います。
コロナ禍で、海外からの旅行客は皆無。
一方、海外からのお問い合わせが増えてはいませんか?
お問い合わせメールに上手に返信すれば、ビジネスチャンスも広がりますよね！
ですが、
英語での返信メール作成に、時間がかかっている方も多いのでは?
そこで、
よくあるシチュエーションを想定した文例をご紹介していきます。
ビジネスメールを極めて、あなたの評価を上げちゃいましょう!
「返信」に関する表現
まずは「返信」に関する表現をご紹介します。
さきほどご紹介したカジュアル表現との違いも体感してくださいね。
・Thank you for taking the time to reply.
（返信のお時間をとっていただきありがとうございます）※take the time（時間をとる）
・I apologize for the delay in replying to you.
・I sincerely apologize for my late reply.
（返信が遅くなってしまい申し訳ございません）
※apologize（謝罪する）
※delay（遅れ）
※sincerely（真摯に）
メールをくれたことへの感謝や遅れへの謝罪は、欠かせません。
ビジネスメールでは、丁寧な表現を心掛けましょう!
さあ、続いては、問い合わせへの返信メールをご紹介します。
問い合わせは、ビジネスにつきものですよね。
件名（Subject）の書き方から使える表現まで。
完全網羅しています。
ビジネスメールを扱う方、要チェックです!
商品到着の催促への返信
「商品がまだ届きません。いつ届きますか？」
ありがちな問い合わせですよね。
その返信メール例はこちら。
Subject: Re: delivery of order#19903
Dear Mr Watson,
Thank you for your inquiry.
We have confirmed that your purchase, #19903, was completed successfully and shipped on May 5, 2020.
The shipping carrier is AIR. The tracking number is123-345.
It appears that your order is currently going through customs at ABC airport in Italy.
Could you please contact ABC customer support directly for further information?Best regards,
Aoyama RyuCustomer Support
ABC Corporation
冒頭でお伝えしたテンプレート通りの流れになっていますね。
ここで、1つ追加ポイントは
件名（Subject）＝「Re: 元の件名」
とすること。
返信した証を残すことは、ビジネスでは重要ですよね。
内容を変えれば、このまま使える表現ばかり!
必要な箇所だけ変えて、使用してくださいね。
和訳が必要な方は、以下をご覧下さい。
件名：Re: 注文番号19903の配達
Watoson様
お問い合わせいただきありがとうございます。
私どもで確認いたしましたところ、あなたのご購入（＃123456）は無事完了しており、2020年5月5日に出荷されております。
輸送業者はAIRです。追跡番号は123-345です。あなたのご注文の品は、現在イタリアのABC空港の税関を通過中のようです。
詳細な情報については直接ABCのカスタマーサポートにお問い合わせいただけますでしょうか。以上、よろしくお願い申し上げます。
ABCコーポレーション カスタマーサポート部
青山 龍
「注文した商品と違う」というクレームへの返信
「注文したものと異なる商品が届いたので、返品・交換してほしい。」
こちらも、ありがちなお問い合わせですよね。
初動の対応としては、「商品の確認」でしょう。
その返信メール例は、こちら。
Subject: Re: Reimbursement of purchased product
Dear Mr Johnson,
Thank you very much for your message.
Could you please send us a photo of the item showing the tag for our confirmation?
Upon confirmation, we can accept your return and exchange based on our Return Policy.
Please note that items must be unworn, undamaged, and unused, with all original tags and packaging.
Thank you for your understanding.Sincerely yours,
Ken SatoCustomer Support
ABC Corporation
このメール。
そっくりそのまま引用できそうですね!
対応内容が、会社の方針と相違ない場合は、このまま使ってくださいね。
参考までに、和訳はこちら。
件名：Re: 購入品の返品について
Johnson様
ご連絡誠にありがとうございます。
弊社での確認のため、タグが見えるようにした品物の写真をお送りいただけますでしょうか。
確認の上、弊社の返品条件に基づいて、ご返品・交換に対応いたします。
品物は未着用、未損傷、未使用で、タグや包装がすべてそろっている必要がございますことをご留意ください。
ご理解に感謝申し上げます。以上、よろしくお願い申し上げます。
ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤 健
サンプル／カタログのご要望への返信
「サンプルとカタログを取り寄せたい」とのご要望。
対応可能な場合の返信メール例です。
Subject: Re: Request for product sample and brochure
Dear Mrs Wilson,
Thank you for your inquiry about our beauty products.
We would be delighted to send you some samples and brochures as per your request.
Could you let us know your address and in which products you are especially interested in?Best wishes,
Ken SatoCustomer Support
ABC Corporation
またまたこちらも、そのまま使用可能!
対応に問題がない場合は、どうぞ^^
参考までに、和訳です。
件名：Re: 製品サンプルとカタログ希望
Wilson様
私どもの美容製品についてお問い合わせをいただき、どうもありがとうございます。
ご要望のサンプルとカタログを喜んでお送りいたします。
ご住所と、特にご興味のある製品がどれか、お知らせいただけますでしょうか。以上、よろしくお願いいたします。
ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤 健
いかがでしたか?
ビジネスの返信メールには、典型的な文例が存在します。
うまく使いこなせば、あなたの評価UP間違いなしですね!
まとめ
英語メールへの返信メールには、
決まった流れ・表現があることが分かりましたね。
気を付ける点は、メールの相手との間柄。
関係性によって、使う単語や表現の使い分けが必要。
使える表現をどんどんマスターして、英語の返信メールを極めちゃいましょう!
その他、相手との関係性によって、方法が大きく変わるもの。
それは「ハグ」。
正しい「ハグ」のやり方を知らなければ、大変なことになってしまうことも!
気になる方は、こちらをどうぞ。
なかなか英文の単語が覚えられない･･･。
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最後まで読んでいただきありがとうございました！
この記事を書いた人
-
TOEIC950点取得。某大手オンライン英会話講師、英検教材作成、翻訳など英語に関わる仕事を経験。
現役高校英語教師を務めながらライターとしても活動中。
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"勉強法"をトコトン追求し、最短効率で東京大学に現役合格。TOEIC935点取得。 勉強法を発信したYoutubeチャンネルは登録者1.2万人超え。 ジャックの無料公式メルマガは3000人以上が登録。1ヶ月でTOEIC500から800を達成したり、英語が活かせる仕事に転職したり、ネイティブと不便なくペラペラ話せる人が続出中。 ジャックのInstagramではいろんなところに海外旅行してます。